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La sauvegarde consiste à faire une copie des fichiers enregistrés sur un système informatique, ou d'une partie des fichiers enregistrés sur ce système, dans le but de restaurer ces fichiers en cas de perte des fichiers initiaux. Il est tout à fait crucial de garder des copies des fichiers comptables, de facturation, de conception d'objets, des courriers, des payes, etc., qu'il s'agisse d'un organisme ou d'une activité individuelle. Ces fichiers contiennent des centaines d'heures de travail, quand ce ne sont pas des milliers ou des millions dans de gros organismes.

Parfois la perte d'un seul petit fichier de données peut fortement handicaper le fonctionnement de tout un système... Il faut pouvoir le restaurer rapidement.

Ne jamais différer une sauvegarde. J'ai encore en mémoire ce français qui témoignait avoir attendu de finir sa sauvegarde avant de quitter sa tour du World Trade Center un certain 11 septembre. Cela aurait pu lui couter la vie ! Il vaut mieux avoir une sauvegarde à jour en lieu sûr.

La sauvegarde, souvent appelée backup, peut être faite avec de nombreuses méthodes différentes.

Dans tous les cas :

Identifier les dossiers où se trouvent vos données

Elles sont le plus souvent dans le dossier "Mes documents", mais pas systématiquement. Où se trouve par exemple le fichier de votre Outlook ? Il contient pourtant tous vos contacts, rdv et mails? Sous Seven ou Vista, Windows 2000 ou XP par exemple il se trouve par défaut dans les fichiers liés au nom d'utilisateur de la session.... sur le disque où est installé WIndows, dans un sous-sous... dossier de "Documents and Settings"(XP-2000) ou "Utilisateurs" (Vista-Seven). Ce n'est pas évident !

Deux à trois heures à une journée suffisent le plus souvent à réinstaller complètement les programmes, les paramètrages et données d'un ordinateur. Mais des solutions existent pour aller plus vite.

Ceux qui ont des systèmes de sauvegarde très performants peuvent sauvegarder l'intégralité de leur ordinateur. C'est souvent trop long et inutilement gourmand en supports.
Il est d'ailleurs conseillé de faire cette sauvegarde juste après l'installation et les paramètrages de Windows et des programmes, sur un système propre avant usage.
Il est par contre indispensable de sauvegarder régulièrement l'essentiel, ce qu'on ne trouve pas ailleurs : son travail.

• Le dossier M es documents et ses sous-dossiers
• Selon votre messagerie :
  Dans les "options des dossiers" du panneau de configuration, opter pour "Afficher les fichiers et dossiers cachés..." (onglet Affichage) puis :
  
  • Localisez les fichiers d'outlook Express
    • Localisez les fichiers de votre carnet d'adresse (Fichier d'extension wab )
    • Localisez les fichiers de vos messages : fichiers aux extensions .mbx .idx et .dbx. Ces fichiers sont habituellement dans le dossier :
      C:\Windows\Application Data\Microsoft
      \Outlook Express sous Win 9x ou par exemple pour les versions 2000 et au delà :
      C:\Documents and Settings\nom de l'utilisateur
      \Local Settings\Application Data\Identities\
      {F4A681E9-27EE-47FB-A900-469F438EB5AD}
      \Microsoft\Outlook Express
  • Outlook : localisez le fichier, d'extension .pst, d'Outlook (Toutes versions : 97-98-2000-XP-2003-2007-2010)
  • Thunderbird
    
    • Dossier utilisateur de Windows, dans un sous dossier "Thunderbird" (sous  AppData\Roaming dans Seven)
      
  • Autres types de fichiers pour d'autres messageries
    
• Tout autre dossier où vous savez que vous avez des données

Il est parfois aussi très utile de sauvegarder les principaux paramètrages de ses logiciels... Dans ce cas sauvegarder au minimum le dossier "Documents and Settings", à partir de Windows 2000.

Il est bon de connaitre à quel endroit chaque logiciel enregistre par défaut ses données et d'organiser son système pour que tout ce qui est à sauvegarder soit par défaut sur le même disque. Très souvent on peut modifier les dossiers d'enregistrement de chaque logiciel, y compris ses paramètres, dans ses "options" ou "préférences".

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Evaluer la quantité d'information à sauvegarder

Cela se compte en méga-octets( Mo) ou giga-octets (Go). L'explorateur de Windows et les propriétés des disques, dossiers et fichiers vous aideront à faire cette évaluation. Les logiciels de sauvegarde vous le calculent.

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Choisir une méthode logicielle de sauvegarde

Les sauvegardes en miroir sont insuffisantes : elles effacent ce qui est effacé sur le système et ne permettent pas de restituer des erreurs d'effacement de fichiers, (sauf procédures logicielles de récupération de fichiers effacés, classique et limité si la perte n'est pas récente). Elles sont par contre très utiles en fonctionnement pour récupérer rapidement les derniers fichiers dans leur plus récent état.

Le choix de la méthode dépendra en grande partie de la quantité de fichiers à sauvegarder, et bien sûr de leur valeur, éventuellement du support de sauvegarde retenu.

• La plus simple est le copier /coller dans l'explorateur de Windows. Elle est parfois utilisable avec les graveurs, s'ils disposent d'un logiciel qui leur permet d'utiliser le CD ou le DVD comme un disque dur ou une disquette. Elle n'est pas utilisable avec un lecteur de bandes. Sa rigueur dépend de celle de la personne.
• On trouve sur Internet des logiciels qui automatisent les copies de dossiers et de fichiers d'un dossier à l'autre ou d'un disque à un autre support. (Voir logithèque)
• Il existe des logiels de compression de fichiers qui permettent de faciliter les sauvegardes (Voir logithèque)
• Il existe enfin de véritables logiciels de sauvegarde, pouvant travailler avec divers supports, compressant les fichiers, gardant en mémoire les fichiers et dossiers à sauvegarder et gérant un journal des diverses opérations de sauvegarde. Des éditeurs indépendants en commercialisent de très performants. On en trouve également sur Internet : (Voir logithèque)
• Microsoft livre un logiciel de sauvegarde avec ses diverses versions de Windows.
  
• Sous Seven on trouve dans le panneau de configuration, dans la rubique "Système et sécurité" la fonction "Sauvegarder ou restaurer des fichiers".
  Dans les anciennes versions de Windows, il n'était parfois pas installé en standard. On ne pouvait pas toujours passer d'une version à l'autre de Windows sans installer l'ancienne version de backup sur le nouveau Windows ! Il fallait utliser l'ajout de composants de Windows, dans l'ajout suppression de programme du panneau de configuration.

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On peut toujours répartir une sauvegarde sur plusieurs supports avec des logiciels ad-hoc, mais il est préférable d'avoir le minimum de supports pour chaque sauvegarde.

• "clés" USB de 2 à 128 Go et plus. Utilisation semblable à celle d'un disque dur.
• Disque dur interne, fonctionnement simple, très rapides, grandes capacités, mais transportables avec l'unité centrale de l'ordinateur.
• Disque dur externe, fonctionnement simple, très rapides avec des connexions USB (et plus encore Sata), grandes capacités, facilement transportables et utilisables avec d'autres ordinateurs. Capacités jusqu'à plusieurs tera-octets (1 To = 1000 Go = 1 000 000 Mo) pour quelques dizaines d'euros.
• Des graveurs de DVD offrent des capacités de 4,7 à 8 Go. Fonctionnement complexe, assez lent nécessitant des logiciels appropriés.
• D'autres systèmes peuvent êtres installés : lecteurs de bandes numériques, disques durs amovibles, disques durs en miroir, batterie de disques durs gérés par un système Raid, allant jusqu'à plusieurs dizaine de To.
• Un serveur sur le réseau internet avec une connexion FTP rapide. Ce système résoud la sécurisation par délocalisation. Conservation des sauvegardes dans un autre lieu et possibilité de les récupérer de n'importe quel ordinateur connecté à internet.
  
• S'il est ancien, votre ordinateur peut être équipé d'un lecteur de disquettes "grande capacité" (grande à l'époque) : les lecteurs ZIP sont les plus courants. Ils peuvent sauvegarder de 100 à 750 Mo par disquettes selon les modèles. Fonctionnement simple et assez rapide
• Vous trouvez aussi des graveurs de CD-rom d'une capacité de 700 Mo environ. Mêmes caractéristiques de fonctionnement que les DVD

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Organiser et planifier les sauvegardes

Une fois ces choix arrêtés il faut organiser un cycle et une fréquence de sauvegardes.

Le minimum est d'alterner deux jeux de supports d'une sauvegarde à l'autre. Par exemple une disquette à grande capacité la première semaine, un autre la deuxième, reprise de la première disquette la troisième semaine et ainsi de suite.

On peut choisir de faire une sauvegarde par mois ou deux par jour ! On peut combiner plusieurs méthodes. Par exemple chaque jour on sauvegarde les fichiers crées ou modifiés dans la journée sur un disque amovible et on fait en permanance une image disque sur un autre disque en miroir. Parallèlement chaque fin de semaine on fait une sauvegarde complète, sur un DVD réinscriptible ou sur une bande numérique. Et on alterne les supports de la fin de semaine. Certains ont un support par jour de la semaine.

Tout dépend du degré de sécurité que l'on cherche à obtenir et des diverses situations de restitution que l'on veut résoudre.

Il est conseillé de faire une sauvegarde annuelle complète d'un système et de la conserver. En effet il n'est pas rare que les structures de données d'un programme évoluent avec ses versions successives. Les données comptables de l'année 2001 ne sont peut être pas lisibles par la version 2004 du même logiciel !

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Vérifier la fiabilité des sauvegardes

Il est très important de planifier régulièrement le test de la restauration des données sauvegardées, pour vérifier que le système de sauvegarde fonctionne correctement. Pour les test, on peut restituer ces données sur un autre support, évitez de restituer sur les données actuelles !

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Stocker les sauvegardes sur supports amovibles dans un autre batiment que celui de l'ordinateur sauvegardé

C'est élémentaire et valable pour les gros comme pour les petits systèmes. En cas de problème grave : vol, incendie, inondation, etc. Des années de travail sont quand même sécurisées.

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