Il offre des possibilités d'architecture de données très complètes de type  "client/serveur" en réseau local ³. Il peut parfaitement gérer des données intégrales de comptabilité, de gestion commerciales, de suivi de production, de gestion documentaire, de statistiques de toutes sortes, etc.

Microsoft affirme qu'Access supporte des réseaux de 250 postes. Cela suppose un réseaux très rapide et de très bonne qualité dont Access soit le seul objet. En pratique, si d'autres applications sont partagées, une vingtaine de postes simultanés sont une limite que je conseille. ¹

Il offre également la potentialité d'être doté du langage de programmation VBA (transplantation du Visual Basic 6) qui permet aussi de créer de véritables applications de gestion liées à une ou plusieurs bases Access.

Les bases Access sont utilisées en arrière plan par des éditeurs de logiciels standards de gestion commerciale, de comptabilité, de solutions industrielles.

S'il est nécessaire un jour de faire évoluer une base de données créée avec Access sur de grands réseaux distants et/ou avec de nombreux utilisateurs, il est toujours possible de migrer la partie données d'une base Microsoft Access vers une base Microsoft SQL Server, tout en gardant l'interface logicielle initiale pour les utilisateurs.  Il est même possible de développer directement des "projets" Access sur des bases SQL Server en lieu et place d'une base Access, et de gérer les données d'une base SQL Server à partir d'Access ². Votre application  "client/serveur" change ainsi d'envergure.

Il est ainsi possible dans une application Access de lancer automatiquement  sous Word des mailings complexes, qui intégreront des données d'Access, d'Excel et même plusieurs états Access complets et graphes ou tableaux de calculs Excel. Ces combinaisons permettent de tirer pleinement partie de la suite Microsoft Office, pour gérer son système d'information, sans que les utilisateurs aient besoin d'être des spécialistes de ces logiciels. Les documents finaux peuvent en outre être modifiés normalement par les utilisateurs, avec leurs habitudes d'utilisateurs "standards" en entreprise.

L'utilisation la plus courante est bien sûr la génération de documents PDF (avant les versions qui ne disposaient pas de cette possibilité). Mais d'autres solutions de pilotage sont envisageables, comme l'acquisition et le lancement de documents d'une gestion documentaire par exemple.

Access runtime est un logiciel gratuit de Microsoft. C'est le moteur d'Access, sans sa partie conception d'applications, qui permet d'utiliser les applications Access élaborées avec la version commerciale d'Access du développeur. Le coût du déploiement des programmes réalisés sous Access peut donc être substantiellement réduit.

Quand un organisme dispose en interne de collaborateurs et collaboratrices qui ont étudié le fonctionnement d'Access, même sans être capable de mettre seul en oeuvre le produit, la compréhension interne de ce que l'on peut attendre d'une application Access, et donc le dialogue avec le concepteur, sont facilités. Il en résulte une meilleure pertinence des applications.

Il est souvent déconseillé de faire faire une analyse de ses besoins par un spécialiste d'un produit. C'est pertinent de façon générale. Mais je connais mieux ce produit ses possibilités et ses limites que des conseillers éloignés de l'expérience pratique, qui ne s'avancent que sur des solutions toujours trop grandes et couteuses, pour être certains d'être à l'abri de sous-évaluations et pour justifier des budgets sur-dimensionnés. La juste mesure est souvent une porte trop étroite pour le consultant qui préfère se rassurer par des marges de manoeuvre excessives.

Le reste est affaire d'honnêteté intellectuelle. Si j'ai développé et propose cette expertise, c'est parce que l'expérience montre qu'elle est souvent pertinente et permet de résoudre de nombreux problèmes du système d'information de petits et moyens organismes ou de divisions de gros organismes. Les managers veulent des solutions facilement intégrables, s'appuyant éventuellement sur la pratique et les élaborations de leurs utilisateurs, moins couteuses qu'un gros système de données, suffisamment sûres, et manipulables par des non spécialistes une fois mis en place, pour éviter de trop dépendre de services informatiques débordés.

Une base Access est constituée d'un fichier informatique unique, "enveloppe" qui contient tous les éléments d'une base. Il est possible, et même recommandé, d'utiliser deux "enveloppes" l'une pour les tables de données et l'autre pour les écrans de saisie, les requêtes, les états imprimables, les macros, les modules de programmes. Il est en effet possible "d'attacher" très facilement une ou plusieurs tables de données d'une base à une autre base Access et à des données d'autres produits. Une base Access peut ainsi fédérer des données venant de plusieurs bases de données, même de gros systèmes, de tout éditeur de base  : Oracle, Sql Server, Access, Paradox, etc., et même des feuilles de données d'Excel, voire de listes de documents de traitements de texte ...

Le fait que les données soient enveloppées dans un fichier unique, facilite de façon déterminante la sauvegarde des données par des non-spécialistes. Ce facteur est important dans de petits organismes (PME, service d'une grande entreprise sur un projet particulier, associations) qui ne peuvent pas s'offrir les services d'un informaticien à demeure.

Je qualifie Access d'EBDR (environnement de base de données relationelles), par opposition aux SGBDR (systèmes de gestion de base de données relationelles) parce que les SGBDR disposent d'un système de gestion des bases, contrairement à Access qui dispose d'un véritable moteur de base de données relationelles mais où, en ce qui concerne l'administration des bases, "tout" est possible à condition de se le construire. Par contre grâce à cet environnement, Access dispose de possibilités de développement d'applications autour d'une base de données, alors que pour créer des applications autour des SGBDR il faut avoir recours à des langages externes.