Microsoft Access est un SGBDR, logiciel de gestion de base de
données relationelles, bien adapté au travail monoposte et aux petits réseaux locaux
d'une dizaine de postes .
Il offre des possibilités d'architecture de
données très complètes. Il peut parfaitement gérer des données intégrales
de comptabilité, de gestion commerciales, de suivi de production, de gestion
documentaire, de statistiques de toutes sortes, etc. 1
Il offre également la particularité d'être doté du langage de programmation VBA
(transplantation du Visual Basic 6) qui permet aussi de créer de véritables applications
de gestion liées à une ou plusieurs bases Access.
Les applications Access écrites en VBA peuvent passer toutes leurs informations à Word et
à Excel qui disposent du même environnement de programmation.
Il est ainsi possible dans une application Access
de lancer automatiquement sous Word des maillings complexes, qui intégreront des données
d'Access, d'Excel et même plusieurs Etats Access complets et graphes ou tableaux de
calculs Excel. Ces combinaisons permettent de tirer pleinement partie de la suite
Microsoft Office, pour gérer son système d'information, sans que les utilisateurs aient
besoin d'être des spécialistes de ces logiciels. Les documents générés peuvent en outre
être modifiés normalement par les utilisateurs, avec leurs habitudes d'utilisateurs
"standards" en entreprise.
Il est en général déconseillé de faire faire une analyse de ses besoins par un
spécialiste d'un produit. Mais je connais ce produit et je connais ses possibilités et
ses limites.
Le reste est affaire d'honnêteté intellectuelle.
Si je propose cette spécialité, c'est parce que l'expérience montre qu'elle est souvent
pertinente et permet de résoudre de nombreux problèmes du système d'information de petits
organismes ou de divisions de gros organismes qui veulent des solutions facilement
intégrables, moins couteuse qu'un gros système de données existant mais gérant seulement
les besoins fondamentaux de l'organisme, suffisament sûr, mais manipulables par des non
spécialistes une fois mis en place.
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Pour les curieux de techniques
Une base Access est constituée d'un fichier
informatique unique, "enveloppe" qui contient tous les éléments d'une base. Il est
possible, et même recommandé, d'utiliser deux "enveloppes" l'une pour les tables de
données et l'autre pour les écrans de saisie, les requêtes, les Etats imprimables, les
macros, les modules de programmes. Il est en effet possible "d'attacher" très facilement
une ou plusieurs tables de données d'une base à une autre base Access. Une base Access
peut ainsi fédérer des données venant de plusieurs bases de données, même de gros
systèmes, de tout éditeur de base : Oracle, Sql Server, Access, paradox, etc., et même
des feuilles de données d'Excel...
Le fait que les données soient enveloppées dans
un fichier unique, facilite de façon déterminante la sauvegarde des données par des
non-spécialistes. Ce facteur est important dans de petits organismes (PME, service d'une
grande entreprise sur un projet particulier, associations) qui ne peuvent pas s'offrir
les services d'un informaticien à demeure.
S'il est nécessaire un
jour de faire évoluer une base de données créée avec Access vers un usage de plus grande
envergure, sur de grands réseaux et/ou avec de nombreux utilisateurs, il est toujours
possible de migrer une base Microsoft Access vers une base Microsoft SQL Server, tout en
gardant l'interface logicielle initiale pour les utilisateurs. Il est même possible de
développer directement des "projets" Access sur des bases SQL Server en lieu et place
d'une base Access, et de gérer les données d'une base SQL Server à partir d'Access
2.
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1 on parle ici de
postes qui ouvrent simultanément la base, mais il peut y avoir beaucoup plus de postes qui
aient la possibilité d'accèder à la base - au delà d'une dizaine de postes les performances
de réponses se dégradent - Selon Microsoft on peut connecter simultanément 256 postes sur
une base Access 2000. L'expérience montre que les limites acceptables sont à diviser au
moins par 10 sur un réseau d'entrepise déjà utilisé par d'autres utilisateurs et
applications. 2 Une base Sql Server est très économe en données transmises sur le
réseau. Et donc les performances se dégradent peu avec un grand nombre
d'utilisateurs
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Spécialiste Access